7. august 2024
«Funny how we don’t have time to improve, but we have plenty of time to perform work inefficiency and to resolve the same problems over and over…»
Dette gode gamle sitatet fra W. Edwards Deming er like gyldig i dag som det noen gang har vært.
Når hverdagen er travel, er det lett å se etter de raske løsningene for å komme oss videre. Det vi da ofte gjør er å sette inn tiltak for å løse det vi tror er et problem, uten å ta oss tid til å finne ut hva som er den egentlige årsaken – rotårsaken.
Å handle på antagelser er det første trinnet i en oppskrift på flere problemer, og mer brannslukking, siden problemer gjerne kommer tilbake hvis vi ikke løser den egentlige årsaken.
PDCA – fra brannslukking til strukturert problemløsing
PDCA er en vitenskapelig metode for problemløsing hvor vi finner rotårsaker, lager en hypotese for hvordan problemet skal løses, og evaluerer og lærer av det vi gjør. Veien fra «fra brannslukking» til «forebyggende brannvern» handler om å etablere et fast mønster for problemløsing og forbedringer og holde på dette til det blir en vane.
Plan
- Forstå problemet. Når og hvor oppstår det, på hvilken måte, for hvem?
- Analyser nåsituasjonen og identifiser rotårsakene til problemet (den egentlige årsaken)
- Lag en plan med tiltak som skal fjerne rotårsakene, og som skal bringe oss til en ny situasjon, uten dette problemet
Do
- Utfør planen, vi tester hvis mulig før vi implementerer «fullskala» i driftsmiljøet
Check
- Dette er det punktet som mange hopper over, men som kanskje er det viktigste. Gjennomfør målinger og evaluer det vi har oppnådd. Har vi nådd målene vi satte, og hva har vi lært?
Act
- På bakgrunn av evalueringen under Check, har vi løst problemet og kan etablere en ny standard, eller må vi snurre PDCA-hjulet på nytt?
PDCA er på mange måter «navet» i Lean, og kan brukes for både små og store problemer. Det som er avgjørende er at vi avdekker rotårsaken, og ikke minst at vi evaluerer og lærer.
To ting vi kan lære av dette er:
👉 Problemer, tidstyver og andre hindringer er muligheter vi kan benytte til å bli bedre
👉 Vi må løse problemene på en slik måte at de ikke kommer tilbake
Å ha en strukturert tilnærming til problemløsing fremmer en kultur for læring og innovasjon, hvor små og store problemer blir håndtert med samme grundighet. Uansett bransje eller størrelse på bedriften, bidrar dette til å skape en mer effektiv og tilpasningsdyktig organisasjon.